Qué es y por qué importa
Visualizar, limitar y medir producen información. Las cadencias son los momentos en que esa información se convierte en decisión. Sin ellas, el tablero queda actualizado y nadie actúa sobre lo que muestra; con ellas, cada tipo de decisión tiene su momento, sus participantes y los datos adecuados.
El Método Kanban describe un conjunto de cadencias, cada una con un propósito. No son ceremonias obligatorias de duración fija. Son funciones que tienen que ocurrir en algún lugar. Un equipo pequeño puede combinar varias en una misma reunión; una organización grande puede tener cada una en foros separados. Lo que no puede pasar es que la función desaparezca.
Conceptos clave
Las frecuencias de abajo son puntos de partida habituales. Ajústalas según la demanda y el ritmo de tu servicio.
Reunión Kanban del equipo (diaria)
Coordina el trabajo del día con foco en el flujo. La pregunta central es: ¿qué impide que los ítems avancen? Dura alrededor de 15 minutos, frente al tablero, con quienes hacen el trabajo.
Reunión de Reposición (semanal, en general)
Decide qué opciones cruzan el punto de compromiso y entran al sistema. Participan quienes hacen el trabajo y quienes representan la demanda. La conversación considera la capacidad disponible, el Costo del Retraso, las clases de servicio y el espacio libre en el límite de WIP. La frecuencia debe acompañar el ritmo de salida: si el equipo entrega 10 ítems por semana y la cola de entrada solo admite 6, una reposición semanal deja al sistema sin trabajo comprometido a mitad de semana.
Reunión de Planificación de Entregas (según la cadencia de entrega)
Organiza la entrega al cliente: qué va, cuándo, con qué preparación y con qué riesgos. Está separada de la Reposición porque comprometerse a hacer y entregar al cliente son decisiones diferentes, con restricciones diferentes, como las ventanas de despliegue y la coordinación con otras áreas.
Revisión de Entrega del Servicio (quincenal, en general)
Examina un servicio desde el punto de vista de quien lo recibe. El equipo y los clientes miran juntos los datos: Lead Time por percentil, cumplimiento de la SLE, Throughput, proporción de urgencias, bloqueos recurrentes. La pregunta es si el servicio cumple las expectativas y qué cambiar en las políticas. Es la cadencia que sostiene de forma más directa el principio de enfocarse en el cliente. Practica cómo guiarla en el desafío de la Revisión de Entrega del Servicio.
Revisión de Operaciones (mensual)
Mira la red de servicios en su conjunto. Evalúa las dependencias entre servicios, el equilibrio de capacidad, los efectos de un servicio sobre otro y la asignación de personas. Aquí aparecen los problemas que ninguna Revisión de Entrega del Servicio resuelve por sí sola, como un servicio compartido que retrasa a cinco equipos.
Revisión de Riesgos (mensual)
Estudia los riesgos de no entregar: agrupa los bloqueos por causa, examina los ítems que superaron por mucho la SLE e identifica patrones. El resultado son acciones preventivas, como cambiar una política, negociar con un proveedor o ajustar la anticipación de los ítems de Fecha Fija.
Revisión de Estrategia (trimestral)
Revisa qué servicios ofrece la organización y a quién, a la luz del mercado y de los resultados. Las decisiones que se toman aquí orientan la asignación de capacidad y las prioridades de las cadencias de nivel operativo.
Cómo se conectan las cadencias
Las cadencias forman una cadena de feedback. La reunión diaria revela un bloqueo recurrente; la Revisión de Riesgos agrupa los casos y encuentra la causa; la Revisión de Operaciones negocia el cambio con el servicio vecino; la Revisión de Entrega del Servicio confirma, semanas después, si el Lead Time mejoró. La información sube, la decisión baja, y nadie espera al trimestre siguiente para corregir lo que se puede corregir mañana.
La reunión diaria orientada al flujo
La diferencia entre una reunión diaria de Kanban y una ronda de estado es el foco: los ítems, y no las personas. Una forma de guiarla que funciona:
- Recorre el tablero de derecha a izquierda, empezando por los ítems más cercanos a la entrega. El objetivo es terminar.
- Pregunta por los bloqueos y decide quién actúa sobre cada uno hoy mismo.
- Mira la edad de los ítems en relación con la SLE. Un ítem que ya superó el percentil 70 merece atención antes de superar el 85.
- Verifica los límites de WIP. Si una etapa está en el límite, ¿quién puede ayudar a vaciarla?
- Cierra con acciones claras. Las discusiones largas salen de la reunión y se convierten en una conversación con las personas involucradas justo después.
En un equipo de ocho personas, esto suele caber en 10 o 15 minutos, incluso con 20 ítems en el tablero, porque no hace falta hablar de cada ítem: solo de los que están en riesgo.
Errores comunes
- Ronda de “qué hice ayer”. Desvía el foco del flujo hacia la justificación individual.
- Revisión de Entrega del Servicio sin el cliente. Se convierte en autoevaluación y pierde su propósito.
- Reponer sin mirar el WIP. Comprometer ítems sin espacio en el sistema solo alarga la cola.
- Cadencias sin datos. Una revisión de servicio basada en impresiones repite las mismas discusiones.
- Eliminar una cadencia porque “no hay tiempo”. La función sigue siendo necesaria; combínala con otra en lugar de borrarla.
Cómo aparece esto en el examen
Las preguntas presentan un problema y piden la cadencia más adecuada para tratarlo, o describen una reunión y piden la corrección más importante. Ejemplos del tipo de situación: un bloqueo de otro departamento que se repite desde hace meses; una reunión diaria que dura 40 minutos; clientes insatisfechos con plazos que el equipo considera buenos; una reposición que agrega más ítems de los que caben en el límite. Conocer el propósito de cada cadencia es más importante que memorizar su frecuencia.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que realizar las siete cadencias?
Las funciones tienen que existir, pero no necesariamente como siete reuniones separadas. Un equipo pequeño con un único servicio puede tratar riesgos y operaciones en una sola revisión mensual. Lo que no puede faltar es algún momento para cada tipo de decisión.
¿Cuál es la diferencia entre la Reposición y la Planificación de Entregas?
La Reunión de Reposición decide qué se compromete a hacer el equipo, cruzando el punto de compromiso. La Reunión de Planificación de Entregas decide cómo y cuándo llega al cliente lo que está listo. Son compromisos diferentes, con restricciones diferentes.
¿Quién participa en la Revisión de Entrega del Servicio?
Quienes prestan el servicio y quienes lo reciben, o alguien que represente a los clientes con legitimidad. Sin la perspectiva de quien recibe el servicio, la revisión no puede evaluar si cumple las expectativas.
¿Cómo hacer más corta la reunión diaria?
Cambia el foco de las personas a los ítems, recorre el tablero de derecha a izquierda y habla solo de lo que está bloqueado, envejecido o cerca del límite. Los temas que requieren una discusión larga salen de la reunión con responsable y horario.
